香港公司秘書服務

什麼是秘書服務？

根據《公司條例》第622章規定，香港有限公司必須委任一名法定秘書，負責處理法定申報及協助董事履行公司合規義務。我們HKASC可提供全面的公司秘書服務，當中涵蓋週年申報、董事及股東資料變更、公司記錄備存、法定文件製作及與公司註冊處、稅務局的日常溝通等，可見秘書服務範圍相當廣泛。

選擇公司秘書服務，能有效減輕公司營運時的行政負擔，同時確保公司營運長期合規。我們秘書公司的服務靈活透明，適合初創企業及正在擴展業務的公司。

公司「法定秘書」與「私人秘書」之分別

法定秘書實際上是什麼? 有些公司僱主會有誤解的是，他們當作私人秘書即公司秘書，當他們已聘請了私人秘書處理一些行政事務，便以為不用再聘用公司秘書，藉以節省經營成本。但其實企業的法定秘書和私人的兩者的職責是有很大分別的，工作性質亦完全不一樣。或者我們可從以下幾項元素，詳細講講兩者的分別：

1. 法例要求:

公司秘書其實即是法定秘書，因為法例上規定有限公司是一定要有一位公司秘書，這是法定職位。至於私人秘書就不屬法定秘書，不能代替公司秘書的崗位，公司僱主可決定聘用與否。

如果僱主對公司在行政等事務上難以兼顧得來，可聘請私人秘書處理；但若僱主在能力上能兼顧公司營運時多個範疇的工作的話，那樣他便不用聘請私人秘書而可節省成本，也沒有抵觸法律。

2. 職責之差異:

公司秘書的工作性質，乃是專門維持公司營運，以及在決策上做到合法合規而又符合企業的未來發展，其職責範圍相當廣泛(公司法規、法律事務等)。

而私人秘書乃直接隸屬公司的僱主或董事，而會集中於處理僱主的個人事務，或者日常的行政工作等，與法定秘書有很大區別。

3. 專業資格要求:

公司秘書職責重大，從而會要求從事者有著相當的專業資格，包括以下3項的其中一項：
  • 香港特許秘書公會（HKICS）的畢業學員
  • 執業律師
  • 註冊會計
如沒有上述專業資格者，但在獲任命為公司秘書前的 5 年內，最少有 3 年具有上市公司秘書工作的經驗、又或者為公司的高級職員(但不是唯一的董事)，也符合擔任公司秘書的資格。而私人秘書，就不一定要有上述相關認可資格。

公司秘書之工作

✅ 遞交周年申報表，確保公司符合法規

✅ 公司資料變更（如董事、股東變更或公司地址變更等），需於法定期限內向公司註冊處或相關政府部門申報

✅ 管理法定記錄，包括股東名冊、董事會議紀錄等

✅ 協助遵守《公司條例》，減低因未遵循法定要求而面臨的罰款或法律責任

秘書服務公司的關鍵角色、重要性

在現今法規嚴謹、競爭激烈的商業環境中，企業的成功除了是營運策略與市場表現優異外，更需要全面遵守相關法律規定，這正是秘書服務扮演著關鍵角色的原因。

許多人對公司秘書的理解仍停留在行政協調或文書處理，但實際上，香港公司秘書是企業治理中不可或缺的一環，確保公司合法合規地運作，同時也可降低法律風險，並加強股東與管理層之間的溝通效率。

根據《香港公司條例》第622章，所有香港註冊有限公司都一定要委任一位法定秘書。現時來說，法定公司秘書職責包括：

  •       遵守公司註冊處申報規定，例如提交周年申報表、變更董事與股東資料、更新註冊地址等
  •       協助公司履行稅務條例下的法定責任，包括提交利得稅報稅表、處理員工薪俸稅事宜
  •       確保股東大會與董事會決議的召開程序合法合規，妥善處理會議紀錄
  •       配合反洗錢（AML）與客戶盡職審查（KYC）要求，協助公司確保交易合法透明

透過專業的香港秘書公司的幫忙，企業能更有效應對這些複雜的規管要求，減低潛在的罰款、法律糾紛及影響聲譽的風險，保持企業營運合規與穩健發展。從這一點，可見秘書公司的重要性。

良好的公司治理是企業可持續發展的基石，而秘書服務公司正是在其中發揮關鍵作用：

  •       秘書公司可協助董事會制定議程、準備會議資料、記錄會議重要內容並監督決議的執行
  •       香港秘書公司可管理股東名冊、安排股東大會、分派股息，保障股東權益並促進透明溝通
  •       秘書公司可建議制定公司內部政策，強化公司問責與法規遵循

專業的秘書服務可協助公司建立高效透明的治理架構，不僅有助於獲得投資者信任，也為日後上市或擴展計劃奠定堅實基礎。

對中小企而言，建立內部秘書團隊往往成本高、效能低。選擇外判給經驗豐富的秘書服務公司跟進公司多類事項，不僅更具彈性，也更具成本效益：

  •       香港秘書公司擁有專業知識與行業經驗，能快速處理各類合規文件與流程
  •       中小企等不用招聘秘書一職，從而無需支付全職人員的薪酬、強積金或培訓開支，有效節省經營成本
  •       管理層可專注核心業務發展，由秘書公司處理繁複行政與法定程序，提升整體競爭力

無論您是創業新手還是企業經營者，選擇一間專業可靠的秘書服務公司，聘請具資歷的香港公司秘書，是確保公司穩健營運、合法合規的關鍵步驟。

為何需要專業香港公司秘書？

選用香港公司秘書服務，確有著不少好處，在工作效率、節省成本，符合法規要求等方面，都可有著滿意的效果：

1. 符合法例要求:

根據《公司條例》規定，所有在香港註冊的有限公司均須委任一名法定秘書。若未有合資格人選以履行公司秘書職責的話，可能會面臨遭罰款或要負上其他法律責任。

2. 降低違規風險:

專業公司秘書能協助企業準時提交法定文件，如周年申報表、董事變更、控制人登記冊等，避免因疏忽而導致的違規或檢控風險，讓客戶安枕無憂。

3. 節省時間與成本:

對於創業者或中小企而言，自行跟進、處理合規事務，往往既耗時又容易出錯，日積月累下，負面影響更見明顯。但只要透過外判專業秘書服務，則可大幅減少行政負擔，並且提高營運效率。

4. 提供專業支援:

當企業面對法規查詢、組織變動或其他公司管理問題時，就需要有具備專業知識的秘書服務公司能夠立即提供建議與實際的解決方案，以幫助企業穩健發展。

對於希望自行擔任公司秘書的企業僱主，了解相關法規與資格要求非常重要，以確保公司運作合法合規。若有任何疑問，歡迎諮詢HKASC的秘書服務，確保您的企業穩健發展。

HKASC香港秘書公司的9項專業服務

香港公司秘書的核心職責，就是要確保公司遵守《公司條例》，維護企業合規運作，並負責公司治理相關的行政及法定事務。

我們HKASC提供一站式秘書服務，由經驗豐富的專業團隊負責當中多樣事項，協助客戶處理所有法定秘書事務，確保公司合規運營，節省時間與成本。我們的核心服務項目包括：

1. 擔任公司秘書法定職務:

根據《公司條例》規定，香港有限公司一定要委任一名法定秘書。我們香港秘書公司的團隊可擔任您的香港公司秘書，履行所有法定秘書的職責，包括與公司註冊處及稅務局的溝通、提交所需文件等，確保公司合法營運。

2. 呈報週年申報表:

秘書公司會負責按時向註冊處提交每年的周年申報表，確保公司在法定期限內更新公司資料，避免遭罰款或承擔法律風險。

3. 備存重要控制人登記冊:

香港秘書公司會協助客戶準備並保管重要控制人登記冊（SCR），此為香港法例規定的法定紀錄，所有香港公司必須備存，並於政府要求時提供查閱。

4. 股東、董事及秘書登記冊管理:

我們公司秘書服務會妥善管理股東名冊、董事名冊及公司秘書記錄，確保資料準確好並符合法定要求。同時，我們秘書公司可以提供相關更新及備份服務。

5. 股份配發與轉讓:

秘書服務公司會處理股份發行、轉讓與登記程序，包括編製及提交所需文件、更新股東名冊，確保交易合法合規並妥善記錄。

6. 更改公司名稱、註冊地址、營業地址:

我們香港秘書公司會協助客戶的公司進行公司名稱更改，以及向政府部門提交註冊辦事處或營業地址更改通知，確保公司資料維持最新狀態。

7. 任免董事及公司秘書:

秘書公司能處理公司董事或秘書任免事宜，包括準備會議記錄、決議及相關申報文件，確保變更程序符合法律規定。

8. 撤銷公司註冊:

當公司決定結束營運，我們可協助您申請撤銷公司註冊，包括有我們秘書公司幫助整合所需文件、處理解散程序、通知相關政府部門，確保整個過程合法合規、簡潔有序。

9. 準備董事會及股東會議紀錄:

我們秘書服務可協助籌備董事會及股東大會，包括草擬會議議程、決議文件及會議記錄，確保整個決策過程符合法定程序與公司章程要求，提升公司治理透明度。
透過專業的公司秘書服務，企業能夠確保符合法規、降低法律風險，並專注於業務發展。如有任何查詢，歡迎聯絡我們香港秘書公司，我們將提供專業建議與支援！

公司秘書服務收費

我們提供專業的公司秘書服務，確保您的企業符合法規，並簡化行政程序，讓您專注於業務發展。

秘書服務內容

計劃一 ($1,200)

計劃二 ($1,800)

出任公司法定秘書

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準備及按時提交周年申報表

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更改公司秘書

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會議記錄

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更新董事、秘書、成員名冊

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備存及更新重要控制人登記冊

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擔任指定代表

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股東通訊地址

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董事 / 股東人數限制  

不超過 2 位

不超過 3 位

免費會計及稅務諮詢

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📌 立即查詢：透過 WhatsApp 與我們秘書公司聯絡，獲取更多資訊及專業建議！

📌 服務期限：服務有效期至下一周年申報日前一日止。

📌 政府費用：以上服務不包括政府費用，公司註冊處周年申報登記費為 $105。

📌 額外查冊費用：

  • 股東及董事超過 2 位 / 3 位，每位需額外支付 $200 查冊費。
  • 如股東或董事為有限公司，需另行報價。

HKASC秘書公司的4大優勢

在選擇秘書服務公司時，可靠性與專業性是關鍵。HKASC致力於為客戶提供穩定、高效、合規的一站式秘書服務，無論您是本地中小企、初創企業，還是海外投資者，我們均能夠提供度身訂造的解決方案。以下是我們秘書服務公司備受客戶信賴的4大優勢：

優勢1: 專業團隊，具備豐富經驗

我們擁有專業的公司秘書團隊，熟悉香港《公司條例》及相關法規，在秘書服務方面具備多年實務經驗，曾協助過百間企業完成註冊、股權轉讓、地址更改、撤銷註冊等秘書服務、事務。我們秘書服務公司不只是代辦，更提供合規與營運建議，協助您在複雜法規中無縫運作。

優勢2: 透明的收費結構

我們秘書公司深明客戶最關心的是服務收費的清晰與合理。作為具誠信經營的香港秘書公司，我們提供明確的報價表，秘書服務項目一目了然，絕無隱藏收費，讓您在法定秘書之服務上預算清晰、安心委託。

優勢3: 快速響應客戶需求

在商業環境瞬息萬變的今天，時間就是競爭力，在處事上快人一步，在商場上自然可勝人一籌。我們重視每位客戶的查詢與需求，在本公司秘書服務中，特別設有專人負責對接，確保您在提交申請、處理文件或遇上突發情況時，都能獲得即時支援及專業解答。

優勢4: 全面的合規支援

香港秘書公司不僅處理日常行政工作，更提供全面的合規顧問服務，包括週年申報、董事會紀錄、控制人登記冊、稅務表格申報提醒等，協助您時刻符合法定要求，避免因疏忽而導致罰款或公司被除名的風險。

秘書服務公司客戶分享

1. 陳先生 – 貿易公司創辦人:

「我們是一家從海外來港發展的貿易公司，初到來時對本地法規並不熟悉。幸好選擇了HKASC秘書服務公司，他們不但協助我們順利完成註冊，還全程代辦申報與會議紀錄，讓我們可以安心專注在業務拓展方面。其秘書服務非常值得信賴！」

2. 鄧小姐 – 初創科技公司行政主管:

「作為初創企業，我們團隊規模不大，內部人員又缺乏法律與合規知識。這間香港公司秘書服務團隊專業又細心，處理我們的股東變更、SCR登記和商業登記程序都非常迅速，完全超出預期！」

3. 黃先生 – 本地家族企業第二代經營者:

「我們過去由內部處理公司秘書工作，但近年法規日趨複雜，出錯風險大增。自從轉用他們的專業秘書服務後，所有文件與申報都可按時完成，服務收費透明，亦主動提醒我們合規事項，節省不少人手與時間。」

有關公司秘書職責及外判服務 - 常見問題:

1. 什麼是公司秘書？
公司秘書是香港法定要求的重要職位，負責協助公司履行法律責任。外判公司秘書服務包括提交法定文件、管理公司紀錄、召開會議、維護公司合規運作等。
是的。根據《公司條例》第622章，所有在香港註冊的有限公司均須委任一位法定秘書，否則該公司將有機會被處罰或除名。
公司法定秘書可以是年滿18歲並通常居於香港的自然人，亦可以是一間在香港註冊的法人機構，例如具專業資格的秘書服務公司便是一例。

公司秘書的主要職責，乃要照顧整間公司之運作，包括成立公司、提交週年申報表、管理控制人登記冊（SCR）、安排及記錄董事會與股東會、處理公司變更（如地址、名稱、董事）等。部分詳細的內容如下：

  • 維護公司法定紀錄：當中要有股東名冊、董事名冊、會議記錄等，以確定公司的運作及負責人職務等，符合香港公司條例的規定。
  • 多種會議組織及安排： 例如股東大會、董事會會議等，公司秘書並要記錄會議內容。
  • 遞交法定文件： 把公司有關文件如周年申報表等遞交至公司註冊處。
  • 稅務之申報：幫助公司跟進稅務申報事項。
  • 專業意見提供： 公司秘書要對公司法規、公司治理等事項提供一些專業意見。

總括來說，公司秘書乃擔任監管公司運作的角色，是能夠從更廣的角度看得見公司在管治上的問題，從而可為公司提供合適、專業的建議，令公司可合法合規地順利運作，以免出現管理不善的情況，從而可令公司能夠持續地、穩健地發展。

若有限公司未有委任法定秘書，又沒有安排秘書服務，公司及其董事可能被罰款，亦有機會面臨除名風險，影響公司日後營運與信譽。
可以的。大多數中小企或初創企業都選擇外判給專業秘書服務公司，這做法是更具彈性與成本效益，而且秘書服務亦能確保合規無誤。

我們的公司秘書服務包括擔任法定秘書、提交週年申報、備存公司紀錄、安排會議、協助公司變更、處理股份轉讓及解散公司等。

一般而言，我們的秘書服務，可於1至2個工作天內處理有關申報及文件準備，並提交至公司註冊處。我們秘書公司會確保變更程序合規，且能夠迅速完成。

SCR是政府要求所有香港公司備存的登記冊，用以紀錄實際擁有或對公司有重大控制權的人士之資料，公司秘書需確保資料準確及能夠按要求存查資料。

您只需要聯絡我們香港秘書公司，提供基本公司資料，我們將安排免費諮詢，並推薦最合適的香港公司秘書方案，流程簡單快捷。 需要的。因為公司註冊成立就是以利潤為目的，就算這公司在香港只扮演著代收代付的角色，都需要作報稅、做賬等，藉著做賬把整個代收代付的過程清楚列出。若僱主對會計範疇不太熟悉的話，宜找專業的會計師事務所幫忙。

的確，有很多人會對公司秘書與私人的產生混淆，以為兩者根本就是同一個職位，工作性質是完全一樣，但兩者的工作範疇、職責其實有很大差別的。

我們可先從法例對有限公司之要求作解釋，首先有限公司是需要有一名公司秘書，是一法定職位，但私人秘書就不屬於法定職位，公司可決定聘請與否，例如有些公司的僱主在行政等方面有很多事務要跟進，從而會聘請私人秘書代為辦理，但也有一些僱主對行政等工作十分熟悉，自覺能夠自行處理，從而不會聘請私人秘書，以節省成本。

至於職責上的分別，公司秘書會專注於維持公司經營和各項決策的合法合規，負責有關工作者的職責範圍，會為公司的法規、法律事項。至於私人秘書的工作，則直接隸屬公司的僱主或董事，以處理僱主的個人事務、日常行政工作為主。

而對於工作的資格要求，公司秘書會有更高的專業性要求(包括是香港特許秘書公會（HKICS）的畢業學員、或者執業律師、又或是註冊CPA，如果擔任公司秘書者在任命前的 5 年內最少有 3 年擔任上市公司秘書職位的經驗、又或是公司的高級職員(但不是唯一的董事)，都符合資格成為公司秘書。至於私人秘書，就不一定要有相關認可資格。

當然可以。無論這公司秘書是一家服務公司，又或為自然人，僱主都可以作更改。但要換掉現時的公司秘書前，你必須已先確定選擇了新的公司秘書，然後告之舊有的公司秘書要作更換，同時即委任新的人選(或服務公司)出任公司秘書。當一切已確定的話，就必須在更改秘書服務後的14天內，把新公司秘書的資料以指定表格通知公司註冊處。

我們作為法定秘書之服務提供的公司，團隊成員有著不少專業人士，在為客戶的公司處理稅務方面會有一定經驗，對於填報稅表、作有效稅務規劃、稅務優化等都可提供詳細的建議和協助，如發現有可作稅項扣除的地方，我們秘書公司都會向客戶作出提議。就這樣可讓客戶能夠準時處理好和提交僱主報稅表、利得稅報稅表、還有個別人士報稅表等。作為法定秘書之服務提供公司，我們在為客戶處理稅務問題上十分嚴謹，在處理財務報告結構方面會小心應對，務求做得妥善，並且會好好整理報告。如果客戶開始賺得利潤時，就能夠執行更高效的稅務計劃。

另外在遞交週年申報表方面，由於任何有限公司都要在公司註冊成立周年後的42日內遞交他們的週年申報表，但公司註冊處是不會提醒僱主提交這文件，而這週年申報表性質相當重要，我們秘書公司會向客戶定時作出提醒和協助，可讓客戶滿意。

是的。如果公司越遲提交週年申報表，所罰的款額也越重。有關罰款數目之詳情如下：

  • 如該公司的申報表日子後已逾42 日，但未逾 3 個月作遞交，則會被罰$870港元；
  • 如該公司的申報表日子後已逾3 個月，但未逾 6 個月作遞交，罰款則為$1,740港元；
  • 如該公司的申報表日子後已逾6 個月，但未逾 9 個月作遞交，罰款會為$2,610港元；
  • 如該公司的申報表日子後已逾9 個月才作遞交，罰款會為$3,480港元。

依《公司條例》第662條規定，香港的私人公司如未有依從條文，這公司及其每名責任人都會遭檢控，一經定罪，就會被處失責罰款。每次失責最高罰款額可達$50,000港元。如該公司有持續失責的紀錄，則可被處按日計算的失責罰款為$1,000港元。所以，公司如要避免招致上述無謂的損失，就應找法定秘書幫忙。我們香港秘書公司的服務，正可迎合你的需要。

作為法定秘書，不論是香港秘書公司還是自然人，最基本的當然是注重保密和誠信。香港公司秘書必須備有極高的保密和誠信意識，對於客戶公司的機密資料，一定要好好保管，一切都要依從職業道德和行業規範。

其次法定秘書要遵守公司服務提供者發牌指引，並要遵從打擊洗錢條例。

另外，作為法定秘書，一定要確保其客戶公司的任何政策、作為，都一定要遵從現有的法律法規，要避免有任何違法行為和法律風險，以能夠保障客戶公司之聲譽和利益。

當然不會。法定秘書只限於協助公司主理與政府部門的文件往來、組織和安排會議、作稅務申報等，絕不會有管理公司的權力。舉例說，秘書公司是不可以藉公司名義跟公司的一些供應商等簽訂購貨協議等，當然秘書公司亦不會具備代替公司簽訂各項投資協議之權力(但如得到董事會正式授權的話則例外)。

關於香港秘書公司的服務時期方面，在法例上並沒有明確設下聘用期限，最重要是確保有自然人或機構團體一直擔任這崗位，當要轉換新的香港公司秘書時，就要確定對方的資格是符合《公司條例》要求。

揀選香港秘書公司，有以下3項細節務必留意，在選擇秘書公司方面可萬無一失：

  • 專業資格：香港特別設一特許秘書公會，如欲在這行業發展的人士，就要通過有關考試，才能夠持有公司秘書牌照，在上市公司當公司秘書。還有其他專業資格(如律師)也需要考量。所以在揀選秘書公司時，要先留意其服務團隊成員的專業資格。
  • 對企業管治的經驗：作為法定秘書，如有相當的上市公司之工作經驗，甚至曾為多種類型的企業服務，從而會對各行業的監管、治理會更熟悉，以及了解市道的最新消息，為中小企等解決不少疑難。
  • 溝通能力：秘書公司的團隊成員必須具備良好的溝通能力，始終香港公司秘書其中一項主要職務，就是需要跟不同層面的人士，進行不同形式的溝通。所以，秘書公司的成員必須為優秀的溝通者，可跟董事、經理和投資者等順利溝通，傳達重要信息。

無論在專業資格、經驗及人才的能力，我們HKASC的成員在秘書服務上都可滿足客戶的需要。